08.05.14  16:18

Основные сроки хранения бухгалтерских документов в соответствии с действующим законодательством

Первичка, регистры бухучета, а также бухгалтерская отчетность должны храниться в установленные законом сроки и в определенном порядке. Статья 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает минимальный срок хранения указанных актов, составляющий пять лет, отсылая желающих получить более конкретную информацию к правилам организации архивного дела. Нельзя также не упомянуть и соответствующий Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558, обратившись к которому, можно получить максимально подробную информацию о сроках хранения бухгалтерских документов.  

Закон устанавливает следующее правило: до передачи актов в  архив они должны находиться непосредственно в  создавшем их подразделении. В данном случае речь идет, разумеется, о бухгалтерии. При этом данное мероприятие имеет множество особенностей. Так, документы, находящиеся на исполнении хранятся непосредственно у исполнителя. Затем они помещаются в запирающиеся шкафы или даже отдельные помещения, где и находятся до передачи их в архивный отдел. Бланки строгой отчетности должны помещаться в сейфы или надежно закрываемые металлические ящики. Первичка за текущий месяц помещается в отдельную папку, с соблюдением прямого хронологического порядка.

Но вернемся к конкретным срокам. Итак,  чтобы получить по каждому акту необходимую информацию можно, обратившись к уже упомянутым нормативно-правовым актам, а также к Налоговому кодексу РФ и, если речь идет об акционерных обществах, к Положению, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 №03-33/пс.

Документов много, и для каждого установлены свои сроки хранения, получить информацию о которых уважающий себя бухгалтер возможности не упустит. Более того, согласно действующим правилам, в организациях должны создаваться и функционировать экспертные комиссии, одной из задач которых является экспертиза ценности бухгалтерских актов, в том числе, с целью определения периода их хранения. Можно, к слову, поручить эти мероприятия и профессионалам, благо, услуги специализированных коммерческих архивов (подробнее - тут) доступны каждому. Инициировав сотрудничество с таким исполнителем, фирма получает отличную возможность, сосредоточившись на своей непосредственной деятельности, уладить формальности с хранением документов.

Но вернемся непосредственно к теме статьи. Как мы уже отмечали, для каждого бухгалтерского документа законодатель установил свои сроки хранения.  И все их условно можно разделить на пять больших групп:

1. Документы, которые хранятся в течение года.


2. Акты, которые следует хранить пять лет.


3. Документы, срок хранения которых составляет 75 лет.


4. Документы постоянного хранения.


5. Документы, которые хранятся до минования в них надобности.


6. Акты, которые хранят до замены их новыми.

Устанавливает законодатель и правила отсчета указанных периодов. Он начинается после года, в котором документы использовались для составления отчетности. И это необходимо обязательно учитывать.