Профессиональное хранение первичных документов
 Любая компания в процессе своей деятельности оформляет те или иные документы в том или ином количестве. Приказы о приеме на работу и увольнении, о работе в выходные дни и отзыве из отпуска, положения о службах, инструкции по технике безопасности, акты выполненных работ, договора, счета, накладные, путевые листы – список можно продолжать долго. Как бы то ни было, но закон обязывает хранить большинство официальных актов в течение того или иного времени. При этом для отдельных документов сроки хранения исчисляются годами, а для других – десятилетиями. Стоит ли говорить, что мало-мальски крупная фирма со временем неизбежно накапливает определенный объем архивов и встает перед вопросом, что с ним делать.
Отвечают на него предприниматели по-разному. Некоторые организуют собственный архив. Другие обращаются к аутсорсерам. Второй путь имеет куда больше преимуществ, хотя бы потому, что гарантирует соблюдение стандартов хранения бумаг, их оперативный поиск и беспрепятственный допуск к необходимой информации.
Разумеется, профессионально организовать архив можно и самостоятельно. Но это потребует мобилизации административных и материальных ресурсов, которые дальновидный бизнесмен предпочтет направить на развитие своей основной деятельности. Ведь нужно понимать, что хранение документов – это целый комплекс мер, включающих в себя, как обеспечение сохранности бумаг, так и их каталогизацию и опись. И это, как минимум!
Современные центры обработки документации и информации предоставляют массу дополнительных услуг, таких, например, как создание электронного архива. К слову, налоговые органы разрешают хранение отдельной первички в электронном виде. Иное дело, что это не избавляет компанию от обязанности обеспечить достоверность создаваемого архива и его неприкосновенность. А это предполагает использование специальных программ, с внедрением которых на фирме также помогут специалисты. Они же позаботятся о резервном копировании актов на отдельном сервере. Это поможет избежать неприятностей, связанных с потерей документации вследствие заражения техники вирусами, хакерской атаки или просто перебоями оборудования.
Предоставляют специализированные центры и услуги по переводу информации с бумажных носителей на электронные. Используя производительное профессиональное оборудование, исполнитель производит сканирование документов и распознавание хранящейся на них информации. Это позволяет обеспечить доступ к ней ее владельца в любое время дня и ночи, что называется, несколькими кликами мышки. Возможен также поиск по ключевым словам. Это очень удобно. Что касается бумажных версий документов, то об их сохранности также позаботится исполнитель.
Узнать более подробно о предоставляемых специализированными центрами услугах, а также воспользоваться одной из них или несколькими, можно, посетив сайт одной из таких организаций.
| 
добавить на Яндекс
RSS