Выгодные финансы
,
| Главное | В мире | В России | Торги | Люди | Государство | Компании | Банки | Статьи
22.03.16  10:01

Профессиональное хранение первичных документов

Профессиональное хранение первичных документов

 Любая компания в процессе своей деятельности оформляет те или иные документы в том или ином количестве. Приказы о приеме на работу и увольнении, о работе в выходные дни и отзыве из отпуска, положения о службах, инструкции по технике безопасности, акты выполненных работ, договора, счета, накладные, путевые листы – список можно продолжать долго. Как бы то ни было, но закон обязывает хранить большинство  официальных актов в течение того или иного времени. При этом для отдельных документов сроки хранения исчисляются годами, а для других – десятилетиями. Стоит ли говорить, что мало-мальски крупная фирма со временем неизбежно накапливает определенный объем архивов и встает перед вопросом, что с ним делать.

 
Отвечают на него предприниматели по-разному. Некоторые организуют собственный архив. Другие обращаются к аутсорсерам. Второй путь имеет куда больше преимуществ, хотя бы потому, что гарантирует соблюдение стандартов хранения бумаг, их оперативный поиск и беспрепятственный допуск к необходимой информации. 
 
Разумеется, профессионально организовать архив можно и самостоятельно. Но это потребует мобилизации административных и материальных ресурсов, которые дальновидный бизнесмен предпочтет направить на развитие своей основной деятельности.  Ведь нужно понимать, что хранение документов – это целый комплекс мер,  включающих в себя, как обеспечение сохранности бумаг, так и их каталогизацию и опись. И это, как минимум!
 
Современные центры обработки документации и информации предоставляют массу дополнительных услуг, таких, например, как создание электронного архива. К слову, налоговые органы разрешают хранение отдельной первички в электронном виде. Иное дело, что это не избавляет компанию от обязанности обеспечить достоверность создаваемого архива и его неприкосновенность. А это предполагает использование специальных программ, с внедрением которых на фирме также помогут специалисты. Они же позаботятся о резервном копировании актов на отдельном сервере. Это поможет избежать неприятностей, связанных с потерей документации вследствие заражения техники вирусами, хакерской атаки или просто перебоями оборудования.
 
Предоставляют специализированные центры и услуги по переводу информации с бумажных носителей на электронные.  Используя производительное профессиональное оборудование, исполнитель производит сканирование документов и распознавание хранящейся на них информации. Это позволяет обеспечить доступ к ней ее владельца в любое время дня и ночи, что называется, несколькими кликами мышки. Возможен также поиск по ключевым словам. Это очень удобно. Что касается бумажных версий документов, то об их сохранности также позаботится исполнитель.
 
Узнать более подробно о предоставляемых специализированными центрами услугах, а также воспользоваться одной из них или несколькими, можно, посетив сайт одной из таких организаций.

31.12.15  09:03
Цены на нефть ускорили падение: запасы растут, спрос снижается, прогнозы не обнадеживают
31.12.15  09:03
Кристин Лагард: глобальный рост будет "разочаровывающим и неравномерным"
31.12.15  09:03
Россия вышла из Договора о зоне свободной торговли с Украиной, сохранив лишь пункт о продаже газа
31.12.15  09:03
Арбитраж впервые признал девальвацию рубля основанием для пересмотра договоров с ценами в валюте
31.12.15  09:03
Москва и Киев готовы продолжить переговоры по проблеме долга в 3 млрд долларов
31.12.14  09:02
РФПИ получил 4 млрд рублей из ФНБ на развитие "Ростелекома"
31.12.14  09:02
Русский Forbes: попавшие под санкции приближенные Путина передают активы "новому поколению"
31.12.14  09:02
Нефть сорта Brent обновила минимум с мая 2009 года
31.12.14  09:02
Россия и Украина подписали два контракта на поставку электроэнергии
31.12.14  09:02
Немецкий сталелитейный концерн пострадал из-за отказа от строительства "Южного потока"
22.03.17  14:39
Ходовая бизнес-идея: салон тату
22.03.17  14:37
Подарок мужчине. Варианты выбора
20.12.16  10:47
Цены на бензин в 2017 году будут расти в пределах инфляции
07.12.16  20:05
Утепляем балкон или лоджию
07.12.16  20:03
Ипотека в банке
06.11.16  14:04
Как организовать сельский туризм
26.10.16  12:27
Как начать торговать на бирже.


Реклама       О проекте       Авторские права                  rssRSS