29.05.14  14:04

Укрощаем электронную почту

Если вы, каждый день, открывая свой почтовый ящик, видите непрочитанных сообщений на три экрана и судорожно пытаетесь отыскать в куче рекламы, заветное письмо от шефа, то эта статья для вас. Воспользуйтесь нашими рекомендациями и удивитесь как мало стала занимать в жизни электронная почта.
Каталог входящих сообщений (inbox) нужно рассматривать как список текущих дел.
В идеале к концу дня он должен быть пустым ! Очень мотивирующий стимул для тех, кто привык хвататься за все подряд. Каждое входящее письмо должно быть пропущено через фильтр немедленного реагирования. И если в этом нет необходимости письмо должно быть перенесено в папку второстепенных дел.
Если вам прислали копию письма, т.е. вы находитесь в графе «сс» то негласные правила почтового этикета говорят, что вас просто поставили в известность и никакой инциативы от получателя не требуется. Создайте в коллективе правила обработки почты, и это избавит от многих недоразумений.
Когда сообщение требует вашей обработки выделите то, которое требует меньше всего времени и ответьте сразу. Откладывание мелких дел приведет к их накоплению и необходимости опять в них разбираться.
Создайте систему папок и меток.
 Система поиска писем в почтовой программе никогда не заменит хорошо структурированную систему каталогов. Проще искать в папке «Бухгалтерия», чем заставлять программу бесконечно перебирать огромный список сообщений. Любой современный клиент может автоматически раскладывать входящие сообщение в нужные папки. 
Делайте свою структуру почтовых папок под каждый новый проект
Дайте папкам логичные названия такие как «технические задания» и пусть они будут одинаковы внутри каждого проекта. Каждому новому проекту сразу создавайте стандартную структуру. Потом будет легче искать и понимать что к чему.
Избавьтесь от спама
Задействуйте спам-фильтры они очень помогут «разгрузить» почтовый ящик. Если все-таки интересует, что там прислали, постарайтесь перенести чтение этих писулек на нерабочее время
Ограничьте себя от глупостей
Всегда найдутся личности забивающие ящики знакомых всякой ерундой от глупых картинок до фраз «Ну я только что дал…». Не ввязывайтесь в споры и не пытайтесь переубедить. Откройте бесплатный ящик, и пусть почтовый клиент автоматически пересылает туда всю эту чушь. И вам спокойнее и человек доволен.
Хорошей вам почты !