Любой современный человек, будь-то рабочий или руководитель, скажет, что при работе в организованной компании за рабочий день приходится иметь дело с десятками документов различных форм и объемов. Кто-то назовет данное явление бюрократией, но рациональный человек назовет это – эффективной организацией рабочего процесса. Документация обеспечивает руководство компании и ответственных лиц актуальной и необходимой информацией о том, как протекает ежедневная деятельность организации, с помощь документации все члены большого коллектива компании могут принимать участие в планировании и разработке крупных проектов, ну и на конец, правильно структурированная база документов позволяет формировать отчеты о работе компании, анализировать различные аспекты ее деятельности. Не стоит недооценивать значимость ведения документации, те, кто это понимает, стремятся эффективно организовать систему обмена и хранения документации внутри корпоративной структуры. Как это реализовать на должном качественном уровне?
В первую очередь, в 21-ом веке самое время отказаться от малоэффективного использования бумажной продукции. Документация на бумажном носителе – это балласт деятельности любого типа. Подобные данные трудно хранить, систематизировать, они занимают множество физического пространства, требуют специальной системы обмена. Курьеры, копировальные аппараты, доставка и огромные бумажные архивы – это вчерашний день. Новое слово в данной сфере деятельности автоматизация электронного документооборота. Преимущества налицо: экономия места, времени, надежность сохранности, высокая скорость обработки и доступа, возможность единовременной работы большого количества специалистов, уменьшение расходов на содержание и ведение базы документов. Однако и электронная документация должна быть соответствующим образом организована. Программный пакет офисных приложений стандартного образца вряд ли подойдет для реализации в полной мере современной системы документооборота, электронная почта, хранение на локальном жестоком диске – тоже. В наше время существуют более современные и эффективные средства глобального типа. Разработка корпоративного портала – это решение сегодняшнего дня. Для создания полноценной и обширной базы документов интернет-технологии подходят оптимально. Онлайн-портал – это индивидуальная структура, работать с которой смогут одновременно множество сотрудников, данные такой системы безопасно сохраняются на сервере, все документы, отчеты и т.д. имеют стандартную форму. Подобная персональная структура поддерживается мощным программным обеспечение, специально разработанным для таких нужд профильными программистами.
добавить на Яндекс
RSS